Kollaboration: Kosten für die Versionierung vo

Kollaboration: Kosten für die Versionierung von Dokumenten ermitteln München (ots) - Ermittlung individueller Administrationskosten unter www.syncevolution.com/de/ROI.html Versionsmanagement spart dem Mittelstand ein kleines Vermögen Mehrere Versionen desselben Dokuments sind in deutschen Unternehmen ein häufiges Problem. Denn fehlt ein softwaregestütztes Versionsmanagement, verhindert der zusätzliche Organisationsaufwand eine effiziente Teamarbeit. Durch die Administration der Versionierung entstehen jährlich erhebliche Zusatzkosten. Syncevolution, Spezialist für dokumentenbasierte Kollaboration, hat eine Formel "Administrationskosten für die Versionierung von Dokumenten" entwickelt, mit der Unternehmen individuell berechnen können, welchen Betrag sie mit einem softwaregestützten Versionsmanagement einsparen können. Die Formel steht unter www.syncevolution.com/de/ROI.html bereit. Die Beispielrechnung anhand eines Dax-30-Unternehmens zeigt, dass Unternehmen ohne Kollaborations-Software jährlich mit 17.768 Euro für die Administration der Versionierung ihrer Dokumente rechnen müssen. Dieser Betrag ergibt sich aus 62.712 Projekt-Dateien, einem Organisationsaufwand von 523 Stunden pro Jahr und dem durchschnittlichen Stundenlohn eines Administrators von 34 Euro. Für die Berechnung der individuellen Kosten sind diese drei Parameter zusätzlich in verschiedene einzelne Faktoren unterteilt. Vor allem in den ersten 90 Tagen nach der Erstellung eines Dokuments nimmt die Anzahl der Versionen erheblich zu, da in dieser Zeit die Zugriffshäufigkeit besonders hoch ist. Erst danach sinkt sie unter die 10-Prozent-Schwelle. Verantwortlich für die Vielzahl der Versionen eines Dokuments sind nach Erfahrung von Syncevolution vor allem das parallele Bearbeiten von Dokumenten und das Erstellen persönlicher Kopien. Betroffen sind insbesondere Word-Dokumente, in denen schätzungsweise rund 70 Prozent aller weltweit verfügbaren Informationen festgehalten sind. "Besonders im Mittelstand ist Teamarbeit mit Dokumenten oft noch ein Problem. Dokumente und Dateien werden per E-Mail als Anhang an mehrere Empfänger verschickt, von diesen bearbeitet und wieder an den Absender zurückgesandt. Dieser muss die bearbeiteten Dateien nach Durchsicht eventuell sogar wieder an andere Teammitglieder weiterleiten. Früher oder später führt diese Vorgehensweise unweigerlich zu einem Dokumenten- und Versionschaos", sagt Harald Radmacher, Deutschland-Chef von SyncEvolution. Der Experte für Dokumentenmanagement rät deshalb Mittelständlern, mit einer geeigneter Kollaborations-Software einen zentralen Datenbestand zu verwalten, in den geänderte Dateien und Dokumente eingepflegt werden, so dass die zugriffsberechtigten Team-Mitglieder auf einen einheitlichen Datenbestand zugreifen können. *Die Formel "Administrationskosten für die Versionierung von Dokumenten" kann auch als PowerPoint angefordert werden unter: hradmacher@syncevolution.com Originaltext: SyncEvolution

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