dmc digital media center GmbH bringt Lösung zur E-Mail-Archivierung
auf den Markt
Stuttgart (ots) - Zu dem Enterprise Content Management System
(ECM) Alfresco bietet dmc ab sofort eine E-Mail-Erweiterung zur
revisionssicheren Archivierung von E-Mails an. Die Erweiterung dient
dazu, E-Mails direkt aus Microsoft Outlook / Mozilla Thunderbird in
Alfresco abzulegen und zu indizieren, um sie entsprechend
wiederzufinden. Diese Funktion kann auch mit der
Compliance-Erweiterung von Alfresco kombiniert werden, die bei der
Archivierung der E-Mails die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die
revisionssichere Archivierung berücksichtigt.
E-Mails können entweder direkt aus z.B. Microsoft Outlook per Drag
& Drop in das Alfresco-Laufwerk kopiert, verschoben oder mit dem
Dialog "Speichern unter" abgelegt werden. Alfresco extrahiert
wichtige Daten wie Absender, Empfänger, Betreff, Sendedatum und
ermöglicht die Suche nach diesen Attributen und den Inhalten der
E-Mail.
E-Mails werden als Dateien im ECM dargestellt. Bei einem Klick auf
diese Datei wird sie in einem neuen Fenster geöffnet. Informationen
wie Empfänger, Sender, Betreff und Anhänge werden neben dem
eigentlichen Inhalt der E-Mail angezeigt. Es besteht außerdem die
Möglichkeit, die Anhänge direkt zu öffnen oder den Inhalt als
Rich-Text-Fomat (RTF) - Dokument herunterzuladen. Je nach Wunsch ist
es jedoch auch möglich, Alfresco so zu konfigurieren, dass E-Mails
standardmäßig mit Outlook, direkt aus Alfresco, geöffnet werden.
Gemäß Abgabenordnung (AO) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff
und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) müssen Unternehmen
geschäftsre-levante E-Mails in elektronischer Form aufbewahren. Laut
einer im Jahr 2004 durchgeführten Umfrage archivieren lediglich 33
Prozent der Unternehmen ihre E-Mails geordnet. 57 % der Unternehmen
verlassen sich bei der Archivierung auf das Urteil ihrer Mitarbeiter.
Originaltext: dmc digital media center GmbH
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