Die Mehrheit der deutschen Unternehmen missachtet Gesetze zur
E-Mail-Archivierung
München (ots) - COMPUTERWOCHE-Online-Umfrage: Zwei Drittel der
Firmen ohne klare Regeln zur Aufbewahrung elektronischer Daten /
Gesetzliche Bestimmungen existieren aber bereits seit mehr als vier
Jahren / Bei einem Verstoß müssen IT-Chefs mit fristloser Kündigung
und Schadensersatzforderungen rechnen
München, 19. Mai 2006 - Das gesetzeskonforme Archivieren von
E-Mails wird in vielen deutschen Unternehmen trotz eindeutiger
Regelungen immer noch vernachlässigt. Das berichtet die
IT-Wochenzeitung COMPUTERWOCHE in ihrer neuen Ausgabe (20/2006, EVT:
19. Mai). So gibt es laut einer aktuellen Online-Umfrage der
COMPUTERWOCHE in rund zwei Dritteln (64 Prozent) der Firmen nach wie
vor keine innerbetrieblichen Bestimmungen, wie elektronische Daten -
und hier insbesondere die E-Mail-Kommunikation - aufbewahrt werden
müssen.
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen sind aber bereits seit dem 1. Januar 2002 in Kraft. In
diesen schreibt das Bundesfinanzministerium vor, dass Unternehmen in
der Lage sein müssen, sämtliche steuerrelevante Daten maschinell
auswertbar zur Verfügung zu stellen. Für Buchführungsunterlagen,
Jahresabschlüsse oder Buchungsbelege ist eine zehnjährige
Archivierungs-Dauer vorgesehen, für Handelsbriefe und sonstige
Unterlagen gelten sechs Jahre. Für die Online-Kommunikation - also
den E-Mail-Verkehr -, die auch bei Geschäftsvorgängen immer mehr Raum
einnimmt, bedeutet dies in der Praxis: Unternehmer sind nicht nur
dazu verpflichtet, E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Sie müssen
auch gewährleisten, dass alle betriebswirtschaftlich und
steuerrechtlich relevanten E-Mails samt deren Anhängen jederzeit
verfügbar gemacht werden können.
IT-Chefs, denen eine mangelnde Pflichterfüllung nachgewiesen wird,
bekommen arbeitsrechtliche Probleme und müssen sogar mit einer
fristlosen Kündigung rechnen. Kommt es aufgrund der lückenhaften
Dokumentation der Geschäftskommunikation zu einer Zwangsschätzung der
Unternehmenswerte durch das Finanzamt, sind darüber hinaus auch
Schadensersatzforderungen möglich.
Für Rückfragen:
Jan-Bernd Meyer, Redaktion COMPUTERWOCHE,
Tel. 089/360 86-160
Fax 089/360 86-109
www.computerwoche.de
Originaltext: Computerwoche
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